Herramientas Ofimáticas

Herramienta Ofimática designa una recopilación de programas indispensables en el entorno de oficina, que cumplen diversos roles como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir y muchas otras funciones relacionadas al manejo de archivos y documentos. Son ampliamente usados por diferentes empresas y personas naturales, ya que al ser una recopilación de programas son mucho más asequibles que adquirir cada uno por separado en el caso del software propietario.

No existe un estándar sobre los programas a incluir en una suite ofimática, pero la gran mayoría incluye al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo. Por otra parte el común de las suites, independientemente de formar parte del software libre o propietario, presentan diferentes paquetes de programas para intentar satisfacer las exigencias del mercado.

Ahora bien, el término Ofimática también llamado burótica o automatización de escritorios o automatización de oficinas, se refiere al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, y mejorar tareas y procedimientos relacionados.

Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar la información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que las oficinas estén conectadas a una red local o Internet, por cuanto existen aplicaciones relacionadas que permiten crear y compartir trabajo en línea. Los documentos pueden ser creados o importados a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de cálculo existentes, siendo el principal aporte en este campo el poder compartir o editar documentos, transmitir datos, correo electrónico e incluso voz a través de la red entre varios usuarios en tiempo real.

La Origen de la Ofimática se remonta a la creación de la máquina de escribir y de la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales. Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos. Pero la verdadera revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que fue en el año de 1971 cuando el uso de las tecnologías se hizo costumbre, las cuales ayudaron para avanzar en la búsqueda de una sociedad más completa, en el ambiente laboral.

Herramientas Ofimáticas más usuales

1. Procesamiento de textos.
2. Hojas de cálculo.
3. Herramientas de presentación multimedia.
4. Bases de datos.
5. Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
6. Programas de correo electrónico, correo de voz, mensajeros.
7. Herramientas de reconocimiento y síntesis del habla.
8. Suite ofimática: paquete de múltiples herramientas ofimáticas.

Básicamente entonces, la Ofimática se originó para la gestión, el almacenamiento y el intercambio de datos.

En el mundo de las Herramientas Ofimáticas es importante destacar algunas por su popularidad, tal es el caso de Microsoft Office, suite ofimática que abarca el mercado completo en Internet e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X. Microsoft Office fue lanzado en 1989 para Apple Macintosh, más tarde en 1990 saldría una versión para Windows. Desde su fundación, las aplicaciones de Office han crecido exponencialmente lo que le ha permitido ofrecer herramientas cada vez más complejas. También ofrece diferentes recopilaciones, pero todas estas presentan programas en común. Ellos son:

• Word. Es el procesador de texto de la suite y posee una posición dominante en el mercado. Su formato propietario DOC es considerado un estándar de facto, aunque en su versión 2007 utilizaba un nuevo formato basado en XML llamado .DOCX, pero también tiene la capacidad de guardar y abrir documentos en el formato DOC. Está disponible para plataformas Windows y Macintosh.
• Excel. Es un programa de hoja o planilla de cálculo, originalmente llamado Multiplan. Al igual que Word, posee actualmente un mercado dominante y funciona en las mismas plataformas. Es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. 
• PowerPoint. Es un muy popular programa usado para desarrollar y desplegar presentaciones visuales en entornos Windows y Mac. También se utiliza para crear diapositivas multimediales, es decir, compuestas por texto, imágenes, sonido, animaciones y videos.
• Outlook/Entourage. Microsoft Outlook es un administrador de información personal y un complejo cliente de correo electrónico. Aunque históricamente ha estado disponible para Mac, el equivalente más cercano para Mac OS X es Microsoft Entourage, el cual ofrece un conjunto más reducido de funcionalidades.